Ông bà ta vẫn nói, nghề nào nghiệp nấy. Ngay từ khi còn ngồi trên giảng đường đại học, sinh viên kiến trúc đã được nhồi sọ rằng nghề này làm đêm, lụt dự án là chuyện đương nhiên. Và dĩ nhiên kéo theo là stress, là quá tải. Bài viết sau đây sẽ đề cập đến việc làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả hơn, tối đa hóa năng suất, nâng cao chất lượng công việc cũng như giảm thiểu thời gian cho những việc không cần thiết.

Kiến trúc – Nghề của những con cú đêm

Chỉ có kẻ thất bại mới “ham ngủ” mà thôi

“ Cái gì dính ở giữa bản vẽ của anh vậy? Nó có phải là một phần của concept hay không?  – Đã từng có người “chất vấn” tôi như vậy.

Nhưng không, nó không phải là một điểm nhấn nào cho concept cả. Hai ngày nay tôi hầu như đã không ngủ, và khi phác thảo, một ít máu mũi đã chảy ra và làm bẩn bản vẽ. Có vẻ như tôi cần phải xem xét lại về tình trạng sức khỏe của mình, chưa kể đến việc dường như thời gian làm việc và hiệu quả dường như chẳng tỷ lệ thuận với nhau.

Có một truyền thuyết người ta vẫn hay kháo nhau, thức đêm cày đồ án, là một huy chương chiến công danh dự dành cho những kẻ “chăm chỉ”. Chúng ta tự hào về nó. Chỉ những kẻ nỗ lực và đam mê mới có thể bỏ ăn bỏ ngủ để cày tiến độ mà thôi. Cắt giảm thời gian ngủ, những hoạt động ngoại khóa, cả những mối quan hệ cá nhân cũng bị ảnh hưởng. Hy sinh bản thân vì công việc, nhưng liệu cái tinh thần “chăm chỉ” ấy có thực sự hiệu quả hay không? Đáng buồn là không. Tôi không nói rằng bạn kém thông minh, nhưng có thể bạn chưa biết cách bố trí, sắp xếp thời gian cho hợp lý.

Thay vì chạy theo thời gian, hãy học cách làm chủ nó. Nhưng thế nào thì mới hiệu quả?

Năng suất là gì?

Merriam-Webster định nghĩa hiệu quả là những quyết định đúng đắn và đạt được kết quả như mong muốn.

Nếu Mary phải mất 2 giờ để đánh giá và đưa ra những nhận xét về một bản vẽ trong khi Tim mất tới 4 giờ. Tức là xét về tính hiệu quả, Maria làm việc hiệu quả gấp 2 lần Tim. Tính hiệu quả của công việc được xem xét dựa trên thời gian mà bạn cần để đạt được yêu cầu đưa ra. Một cách khách quan hơn, hiệu quả công việc được đánh giá dựa trên cùng một chất lượng công việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, cho dù bạn có thể thức hàng đêm để hoàn thành dự án, làm việc rất nhiều nhưng vẫn không được đánh giá cao. Do đâu?

Năng suất và Hiệu quả

Nếu năng suất đề cập tới vấn đề thời gian giải quyết vấn đề thì hiệu quả bao gồm cả quá trình chúng ta thực hiện nó. Một người có thể làm việc rất năng suất nhưng chưa chắc đã có năng lực cao.

Bạn có thể phác thảo lên một góc phòng tuyệt đẹp chỉ trong vài giờ đồng hồ. Từng chi tiết đều chuẩn xác, được trau chuốt tỉ mỉ cũng như tính toán cho hợp lý. Bạn áp dụng mọi kiến thức, tài liệu để có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn kỷ lục. Tuy nhiên, dường nuhw bạn lại quên mất một điều là công trình vẫn đang ở giai đoạn phát triển Concept. Những sự thay đổi về mặt bằng khiến sẽ khiến bạn mất rất nhiề thời gian để chỉnh sửa, thậm chí làm lại từ đầu.

Thiếu đi cái nhìn tổng thể, rong những mối tương quan khác, mà chỉ nhìn thấy một phần của sự việc, hay chỉ nhất nhất làm việc mình muốn. Cho dù bạn có năng suất đến đâu, hiệu quả cũng không cao.

Vậy làm thế nào để có thể làm việc vừa năng suất vừa hiệu quả?

Học cách sử dụng chiến thuật đòn bẩy để tạo nên sự khác biệt

Thời gian là thứ quý giá, ai cũng đều chỉ có 24h một ngày. Không ngoại lệ. Bạn có toàn quyền sử dụng quỹ thời gian của mình. Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần học cách tập trung dành thời gian cho những việc quan trọng. Một trong những cách đó là bạn cần phải nắm được nguyên tắc đòn bẩy.

Nguyên tắc đòn bẩy cho phép bạn làm được nhiều việc hơn mà không tốn quá nhiều công sức. Học cách xử lý công việc thông minh, chứ không chỉ là chăm chỉ. “Hãy cho tôi một chiếc đòn bẩy, tôi sẽ nhấc bổng quả đất lên” – Acsimet

Dưới đây là một số gợi ý:

1. Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn thành công việc:

Chia nhỏ công việc, xem xét xem những phần nào bạn có thể bỏ qua hoặc tạm thời chưa chú trọng tới. Nó có thể sẽ mất của bạn một chút thời gian, tuy nhiên, lại tiết kiệm hàng giờ sau đó.

2. Tự động hóa những hoạt động mang tính mô phạm:

Nếu bạn cần phải làm cùng một đầu việc nhiều hơn 3 lần, tốt hơn hết, bạn nên học cách lập quy trình làm việc chuẩn. Bạn có thể tự thiết lập cho mình những quy chuẩn riêng.

3. Xác lập thứ tự ưu tiên:

Xác định nhiệm vụ nào là quan trọng, giúp bạn tạo nên giá trị của bản thân, và ưu tiên làm việc đó đầu tiên, sau đó mới là khoảng thời gian cho những công việc khác.

4. Sử dụng ngoại lực:

Nếu một người nào đó, có thể làm tốt, nhanh hơn bạn, hãy yêu cầu sự hỗ trợ từ họ.  Người giỏi không phải là người có thể và luôn làm hết mọi việc mà là người biết tận dụng điểm mạnh của người khác và tập trung cho những giá trị lớn hơn khác của mình.

5. Đừng bỏ qua những giá trị gia tăng:

Tăng giá trị công việc của bạn. Ví dụ như nghiên cứu sử dụng mô hình Bim để cung cấp các giải pháp toàn diện cho khách hàng. Hay tạo cho khách hàng những trải nghiệm tốt về dịch vụ cũng như chế độ hậu mãi

6. Không ngừng học hỏi:

Nếu bạn sử dụng Revit 4 giờ 1 ngày, hãy luôn để ý cập nhật những tính năng mới. Học thuộc làu các phím tắt, nó sẽ giúp bạn tăng hiệu suất công việc lên ít nhất là 10%. Dù bạn bao nhiêu tuổi hay làm nghề được bao lâu, đừng bao giờ dừng việc học hỏi và trau dồi kỹ năng

7. Sử dụng thư viện dữ liệu:

Bạn không nhất thiết phải vẽ mới một chi tiết cho tất cả các dự án. Đầu tư thời gian và công sức gây dựng thư viện các mẫu thiết kế tiêu chuẩn và chi tiết. Khu vệ sinh, chi tiết cửa và tường nên được chuẩn hóa. Tận dụng nguồn tài nguyên này giúp bạn có thêm thời gian để dành cho những việc khác.

Làm việc khoa học, chính là chiếc đòn bẩy cho phép bạn thực hiện được nhiều công việc hơn và rút ngắn thời gian, công sức. Đồng nghĩa với việc năng suất và hiệu quả công việc của bạn sẽ cao hơn.

Bạn đam mê và muốn sống hết mình với nghề.  Bạn có năng lực và cần môi trường tốt để phát triển. Bạn là sinh viên mới ra trường, cần cơ hội để học tập và phát triển.